Protocolo e Arquivo é o órgão da Prefeitura responsável pelo recebimento de requerimentos de órgãos externos, munícipes, órgãos internos, servidores. Não só o recebimento mas também produção, avaliação, registro, distribuição e tramitação de processos e documentos. As atividades do Protocolo e Arquivo são determinadas pelo Decreto n.º
1335/1988 – Secção II, art. 4º, alterado pelo Decreto n.º 2537/2007 – Secção IV, Art. 6º. São funções o recebimento e o envio de correspondências, bem como seu registro e controle.

Também é função do Departamento a guarda de documentos gerados e recebidos. Documentos gerados são oriundos do próprio protocolo bem como de outros órgãos municipais, recebidos são os documentos de origem externa. Todo documento recebido é protocolizado ou recebido, no caso de complemento de documentação já protocolizada, sendo função do depto. guardar prazos de processos e documentos.
Como registramos todos os processos que tramitam na Prefeitura (exceto processos da VISA, Recursos de Multa da DETRANSP, PROCON e Atende Fácil, que possuem registro próprio), temos a guarda dos mesmos, quando não estão tramitando.

Todo o registro é feito de maneira computadorizada e o acesso à consultas está disponibilizado via internet na página da Prefeitura e na página do Departamento de Protocolo: http://protocolo.jaguariuna.sp.gov.br/
Disponibilizamos a maioria das informações para a entrada de processos (que é o documento protocolizado) no site da Prefeitura e na página do Protocolo, estando disponíveis modelos, valores, relação de documentos. Essa iniciativa tem como o objetivo agilizar a entrada de processos na Prefeitura.

Os servidores utilizam internamente os serviços do Protocolo quando precisam entrar com processos referente às suas funções, desde cópia de Holerites quando pedidos de afastamentos, vale transporte. O departamento tem disponibilizados requerimentos específicos para os servidores, mas não via online. Somente mediante apresentação ante o balcão de atendimentos do Protocolo. Além dos pedidos referentes às suas funções, os servidores também pedem informações.

Os procedimentos que requerem a utilização do Protocolo são diversos, como está disponível no site da Prefeitura. Os pedidos vão desde de feituras de certidões, aprovações de projetos, reclamações, quando estas não estão na esfera dos órgão destinados à elas, basicamente tudo o que está inserido no Decreto n.º 3282/2014, Art. 1º, item 09, com a cobrança das devidas taxas, exceto ao Paragrafo Único – Art. 3º, alínea a, que são isentos do pagamento de taxas.